Les autorités compétentes des pays concernés sont priées d'informer les universités chinoises, par l'intermédiaires de leur ambassade en Chine, de la date d'arrivée de leurs étudiants ainsi que du numéro de vol ou de train. Les étudiants doivent prendre des billet d'avion ou de train leur permettant de gagner directement la ville chinoise où se trouve leur université et s'y rendre eux-mêmes pour l'inscription.
Au cas où ils seraient obligés de prendre la correspondance à Beijing, leurs ambassades en Chine peuvent contacter à l'avance l'Université des Langues et Cultures de Beijing qui procure, du 28 août au 5 septembre, des services pour l'hébergement de courte durée et l'achat des billet de train.
Conformément au règlement concernant les étudiants bénéficiant d'une bourse complète du gouvernement chinois et dont l'établissement d'accueil se trouve en province, l'hébergement et la nourriture durant le passage à Beijing, ainsi que le billet de train en couchette dure (seconde classe) sont à la charge de la partie chinoise; celle-ci leur octroie, en outre, une certaine somme, versée en une seule fois, à titre de frais d'installation. Les étudiants des autres catégories assument eux-mêmes ces différents frais. Tout étudiant qui prend la correspondance à Beijing, avant ou après le délai susmentionné, est prié de d'organiser par lui-même.